Om M-Files

Information på rätt plats när du behöver den

M-Files är en plattform för informations­hantering som hjälper organisationer att samla, strukturera och använda sin information på ett smartare sätt.

I stället för att fokusera på var ett dokument är sparat utgår M-Files från vad informationen är, vad den hör ihop med och vem som behöver den.

Prata med en expert

Grundprincipen

Från mappar till information

M-Files förändrar sättet vi arbetar med information. Dokument organiseras efter vad de är och vad de hör ihop med – inte efter var de råkar vara sparade.

Vanlig dokument­hantering

Med traditionell dokument­hantering behöver du veta var och i vilken mappstruktur någon har valt att spara den.

M-Files dokument­hantering

Samma dokument kan kopplas till flera sammanhang och blir enkelt att hitta utifrån den information du söker.

Metadata i praktiken

M-Files skapar ett sammanhang kring informationen

Ett dokument existerar sällan isolerat. Ett avtal hör till en kund. En ritning hör till ett projekt. En instruktion kan tillhöra en process och samtidigt vara kopplad till ett kvalitets­ledningssystem.

M-Files använder metadata för att beskriva dessa samband.

Det innebär att samma information kan visas i flera relevanta sammanhang – utan att flera kopior av dokument­et behöver skapas.

Ett dokument – flera sammanhang

Du slipper välja om ett dokument ska ligga under kund­en, projekt­et eller avtalet. Informationen kan vara kopplad till alla tre.

Vad kan M-Files Göra?

En plattform – många användnings­områden

Det här är bara några av dem. M-Files kan styra fler processer i hela er verksamhet.

Dokument­hantering

Samla dokument, skapa struktur, hantera versioner och säkerställ att ni arbetar med rätt information.

Avtals­hantering

Håll reda på avtal, ansvariga, giltighetstider, uppsägnings­tider och godkännande­n.

Kvalitets- och lednings­system

Hantera styrande dokument, processer, instruktioner, revisioner och avvikelse­r.

Projekt­hantering

Koppla dokument­ation och information till rätt projekt och rätt person­er.

HR och person­al­information

Strukturera dokument och information kopplad till medarbetare och HR-processer.

Ritningar och teknisk doku­mentation

Skapa kontroll över revisioner, versioner och relationer mellan tekniska dokument.

Ärende­hantering

Skapa strukturerade arbetsflöden där information följer ett ärende genom organisationen.

Informations­säkerhet

Styr åtkomst utifrån exempelvis roll, informations­klassning, projekt eller organisation.

Se hur våra kund­er använder M-Files

Avkasting på investering

Mätbara resultat med M-Files

Källa: Forrester-studie på uppdrag av M-Files

301%

genomsnittlig ROI baserat på en studie av Forrester

97%

snabbare hantering av efterlevnads­dokument

65%

mindre tid går åt till att arkivera dokument

6000+

timmar som sparas per vecka genom att ta bort dubbla system

40+

system anslutna till en plattform

Beräkna er ROI

Integrationer

M-Files fungerar tillsammans med systemen ni redan använder

De flesta organisationer har redan investerat i affärs­system, Microsoft 365, CRM, projekt­yg och andra verksamhets­system.

I stället kan M-Files skapa ett gemensamt informations­lager där information från olika system kan hittas och användas i sitt rätta sammanhang.

Informationen kan ligga på flera platser. För användaren behöver den inte kännas så.

Arbetsprocesser

M-Files hanterar inte bara dokument – utan också arbetet runt dem

M-Files hjälper er att digitalisera och automatisera arbetsflöden. Information kan skapas, granskas, godkännas och följas upp – med full spårbarhet. Arbetsflöden kan anpassas efter er organisations processer och behov.

1. Utkast

• Skapa dokument
• Registrera metadata
• Tilldela ansvarig

2. Granskning

• Skicka för granskning
• Kommentera
• Versions­hantering

3. Godkännande

• Formellt godkännande
• Digital signering
• Spårbar historik

4. Aktivt

• Tillgängligt för rätt person­er
• Styr åtkomst
• Hitta snabbt

5. Förnyelse

• Påminnelser
• Uppföljning
• Följ upp efter avslut

6. Arkiverat

• Arkiveras automatiskt
• Behålls enligt policy
• Kan alltid hittas