BK Tech Energy AB och M-Files

BK Tech Energy AB är en del av BKtech och arbetar med tekniska lösningar inom bioenergi och klimatsmart energiproduktion. Företaget hjälper industriföretag och energibolag att ställa om från fossila bränslen till moderna bioenergilösningar, bland annat genom mobila och fasta energianläggningar. Med teknisk specialistkompetens, projektvana och fokus på hållbar energi levererar BK Tech Energy lösningar som bidrar till lägre klimatpåverkan, effektivare energiproduktion och långsiktig driftssäkerhet.

80+

Anställda

200 MSEK+

Omsättning

Blomstermåla

Plats

Teknikkonsult

Bransch

Utmaningen

Innan M-Files saknade BK Tech Energy en tydlig och gemensam struktur för projektens dokumentation. Filer låg i traditionella mappar där varje användare i praktiken kunde arbeta på sitt eget sätt. Mappar kunde flyttas av misstag, dokument hamna fel och det blev svårt att säkerställa en jämn kvalitet i dokumentationen.

När projekt innehåller stora mängder teknisk information, ritningar, datablad och annan dokumentation blir ett sådant arbetssätt snabbt sårbart. BK Tech såg därför ett behov av en fast struktur där alla projekt följer samma logik och där det är tydligt både var information hör hemma och vilken version som gäller.

Lösningen

Sedan 2018 använder BK Tech Energy M-Files för framför allt projekt- och konstruktionsdokumentation. Varje projekt följer samma fasta struktur, vilket gör att medarbetarna känner igen sig oavsett vilket projekt de arbetar i.

Metadata används för att beskriva och strukturera informationen, och färdiga dokumentmallar med förberedda metadatafält gör det enklare att skapa nya dokument på rätt sätt från början. Versionshantering samt in- och utcheckning gör att flera personer kan arbeta kontrollerat med samma dokument utan att skapa parallella kopior. Sökfunktionen används dessutom mycket i det dagliga arbetet för att snabbt hitta rätt information.

Resultatet

M-Files har gett BK Tech Energy en tydligare, mer enhetlig och mer kvalitetssäkrad dokumenthantering. Eftersom strukturen ser likadan ut i varje projekt blir verksamheten mindre personberoende. Om någon är sjuk, frånvarande eller byter projekt kan en kollega enklare ta över och förstå var informationen finns.

Revisionshanteringen gör också att man kan arbeta vidare i ett och samma dokument i stället för att skapa många olika versioner. För en verksamhet där slutleveranser kan bestå av tusentals dokument, exempelvis datablad, CE-märkning och annan teknisk dokumentation, ger det bättre kontroll, högre spårbarhet och ett betydligt enklare arbetssätt.

Med M-Files vet vi var varje dokument hör hemma. Strukturen är densamma i varje projekt, vilket ger oss bättre kontroll, tydligare revisionshantering och högre kvalitet i dokumentationen. Vi hade inte klarat oss utan M-Files.

Andreas Åström

Internationell projektsamordnare

BK Tech Energy AB

Varför M-Files?

Enklare samarbete

Dela, samarbeta och få saker gjorda – internt och externt, i realtid.

Hitta på sekunder

Kraftfull sökfunktion som hittar i innehållet, inte bara i filnamn och mappar.

Säker och compliant

Inbyggd säkerhet, behörigheter och spårbarhet hjälper dig att uppfylla krav och regelverk.

Effektivare process

Automatisera arbetsflöden och få bättre struktur i hela informationshanteringen.

Full överblick

Få insikt, kontroll och rapporter som ger beslutsunderlag och skapar värde.