Dokumenthantering är sällan något man tänker särskilt mycket på när allt fungerar.
Filer sparas på filservern, dokument delas i Teams, avtal ligger kanske i SharePoint och annan information finns i olika verksamhetssystem.
Det fungerar – tills det börjar bli svårt att hålla ihop informationen.
När vi pratar med företag är det ofta samma typer av problem som dyker upp. Det är inte nödvändigtvis systemen i sig som är dåliga. Problemet är snarare att informationen har vuxit fram på flera olika platser samtidigt som arbetssätten inte riktigt har hängt med.
Här är fem vanliga utmaningar som är värda att titta närmare på.
1. Dokumenten finns på för många ställen
Det här är ett av de vanligaste problemen vi ser.
Ett företag kan ha filserver, Teams, SharePoint, mejl och dessutom ett eller flera verksamhetssystem. Varje plats kan fylla sin funktion, men för användaren blir frågan till slut ganska enkel:
Var ska jag leta?
En person kanske sparar ett dokument i projektmappen medan en annan lägger det under kunden. Någon har dessutom en kopia i sitt mejl.
Det brukar fungera så länge alla känner verksamheten väl och vet hur kollegorna arbetar. Men när fler personer blir involverade blir det snabbt mer tidskrävande.
Och det är inte bara tiden som går åt till att leta.
Osäkerheten är minst lika viktig:
Har jag hittat rätt dokument? Finns det en nyare version någon annanstans?
Det är ofta här det finns mycket att vinna på att strukturera information utifrån vad den är – inte bara var den ligger.
2. Det är svårt att veta vilken version som gäller
De flesta har sett filnamn som:
Avtal_final.docxAvtal_final_ny.docxAvtal_final_2.docx
Det är ett enkelt exempel, men det säger en hel del.
När dokument skickas fram och tillbaka eller sparas på flera ställen blir det snabbt svårt att veta vad som faktiskt gäller.
- Vem gjorde den senaste ändringen?
- Vad ändrades?
- Är dokumentet godkänt?
- Finns det en tidigare version vi behöver gå tillbaka till?
För vissa dokument är det mest irriterande.
För andra kan det vara betydligt mer kritiskt.
Det kan handla om avtal, ritningar, kvalitetsdokument, instruktioner eller annan information där verksamheten måste kunna lita på att rätt version används.
Då behövs inte bara en plats att spara dokumentet på, utan också kontroll över historik, version och status.
3. För mycket bygger fortfarande på manuella rutiner
Ett annat vanligt problem är processerna runt dokumenten.
Ett avtal ska granskas av en person och godkännas av en annan. Ett kvalitetsdokument behöver uppdateras. En beställning väntar på godkännande. Någon behöver följa upp ett avtal innan det löper ut.
Hur löser man det?
Ofta med:
- mejl
- kalenderpåminnelser
- Excel-listor
- eller genom att någon helt enkelt kommer ihåg vad som ska göras
Det behöver inte vara ett stort problem när volymerna är små.
Men ju fler dokument, processer och personer som är involverade, desto mer tid går åt till administration och uppföljning.
När processen måste hållas igång manuellt ökar också risken för att nästa steg försenas eller missas.
Allt behöver inte automatiseras. Men det finns ofta fler manuella moment än man först tänker på.
4. Informationen saknar sammanhang
En traditionell mappstruktur bygger mycket på var ett dokument ligger.
Men i verkligheten är det ofta mer intressant att veta vad dokumentet är och vad det hör ihop med.
Ta ett avtal som exempel.
Det kan höra till:
- en kund
- ett projekt
- en leverantör
- en ansvarig person
Dessutom kan det ha ett startdatum, ett slutdatum och en status.
Om allt detta bara representeras av en fil i en mapp går mycket av sammanhanget förlorat.
Det är här metadata blir intressant.
Metadata låter tekniskt, men principen är enkel:
Det är information som beskriver informationen.
I stället för att bara säga var ett avtal ligger kan man beskriva vilket avtal det är, vilken kund det gäller, vem som ansvarar för det och när det löper ut.
Då kan olika personer hitta samma information utifrån det som är relevant för dem.
Projektledaren kan utgå från projektet. Säljaren från kunden. Den avtalsansvarige kanske vill se alla avtal som löper ut de närmaste månaderna.
Samma information, men i olika sammanhang.
5. Det är otydligt vem som ansvarar – och vad som händer härnäst
Ett dokument är sällan färdigt bara för att det är sparat.
Ett avtal kanske behöver granskas. Ett kvalitetsdokument ska godkännas. En ritning behöver revideras. Ett projektunderlag ska lämnas vidare till nästa person.
Då uppstår nästa fråga:
Vem ansvarar för vad – och vad ska hända härnäst?
I många verksamheter finns den informationen inte i själva systemet.
Den finns i mejl, mötesanteckningar, Excel-listor eller helt enkelt i huvudet på medarbetarna.
Det skapar personberoende.
Om rätt person är sjuk, byter roll eller slutar kan det bli svårt att veta vad som väntar, vad som är klart och vem som ska agera.
När ansvar, status och nästa steg i stället blir en del av informationshanteringen blir processen betydligt tydligare.
Då kan verksamheten se vad som väntar på granskning, vem som ansvarar och vilka aktiviteter som behöver följas upp.
Hur passar M-Files in i det här?
I M-Files ligger fokus på vad informationen är och vilket sammanhang den tillhör, snarare än att användaren behöver känna till en bestämd mappstruktur.
Dokument och annan information kan kopplas till exempelvis kunder, projekt, avtal, leverantörer eller ärenden och hittas utifrån de relationerna.
Samtidigt kan verksamheten få bättre kontroll över versioner, behörigheter, ansvar, status och arbetsflöden – så att informationen inte bara blir lättare att hitta, utan också kan styras genom rätt process.
Det betyder inte att man måste börja med allt.
Ett bra första steg är att identifiera var problemen faktiskt finns idag.
Börja med vardagen
Bra informationshantering behöver egentligen inte vara mer komplicerad än så.
- Rätt information ska vara enkel att hitta.
- Det ska vara tydligt vilken version som gäller.
- Man ska kunna se vad informationen hör ihop med.
- Det ska vara tydligt vem som ansvarar och vad nästa steg är.
- Medarbetarna ska helst slippa lägga onödig tid på att leta, dubbelkolla och hålla egna listor vid sidan av.
Känner ni igen några av problemen ovan? Hör gärna av er till oss på Svedok. Vi börjar med att förstå hur ni arbetar idag och var det finns störst möjlighet att förenkla.