En fråga vi ofta möter är:
”Vi har redan SharePoint – varför skulle vi behöva M-Files?”
Det är en relevant fråga.
Många företag använder SharePoint som en naturlig del av Microsoft 365. Dokument delas via Teams och SharePoint och medarbetarna arbetar dagligen i Word, Excel, Outlook och andra Microsoft-applikationer.
Därför är det lätt att tänka att SharePoint och M-Files fyller samma funktion.
Men plattformarna är byggda med olika utgångspunkter.
SharePoint är en bred plattform för samarbete, innehåll och informationsdelning inom Microsoft 365.
M-Files är utvecklat specifikt för dokument- och informationshantering – där metadata, ansvar, behörigheter, processer och arbetsflöden är centrala delar av hur systemet fungerar.
Det är en viktig skillnad.
SharePoint är inte ett renodlat dokumenthanteringssystem
SharePoint kan användas för dokumentbibliotek, samarbetsytor, intranät, informationsdelning och många andra behov inom Microsoft 365.
Det går också att använda metadata, behörigheter och bygga olika typer av arbetsflöden och verksamhetslösningar.
Men när kraven på dokumenthanteringen ökar behöver lösningen ofta konfigureras och byggas vidare med exempelvis SharePoint-funktioner, Power Automate och andra delar av Microsoft-plattformen.
M-Files har en annan utgångspunkt.
Dokument- och informationshantering är kärnan i plattformen.
M-Files är byggt för att kombinera information, metadata, ansvar, behörigheter och arbetsflöden i samma informationsmodell.
Det innebär att mycket av den funktionalitet som behövs för avancerad dokumentstyrning och processhantering redan finns som en naturlig del av hur systemet är uppbyggt.
Skillnaden handlar därför inte bara om vilka funktioner systemen tekniskt kan erbjuda.
Det handlar också om hur mycket verksamheten behöver bygga, konfigurera och förvalta för att få det arbetssätt man vill ha.
M-Files utgår från informationen – inte platsen
I M-Files behöver ett dokument inte definieras av vilken mapp det ligger i.
Ett avtal kan exempelvis vara kopplat till:
- en kund
- ett projekt
- en ansvarig person
- en avtalstyp
- en status
- ett slutdatum
- en process för granskning eller uppföljning
Samma princip kan användas för kvalitetsdokument, ritningar, projektinformation, leverantörsdokument, ärenden och instruktioner.
Informationen struktureras utifrån vad den är, vad den hör ihop med, vem som ansvarar för den och vad som ska hända med den.
Det minskar beroendet av att användaren behöver veta exakt var informationen är lagrad.
En projektledare kanske vill se all information som hör till ett projekt.
En kvalitetsansvarig vill se vilka styrande dokument som väntar på granskning.
En avtalsansvarig vill se vilka avtal som löper ut de kommande 90 dagarna.
Det kan vara samma information – men den visas utifrån olika sammanhang och behov.
Metadata finns i båda – men är grunden i M-Files
Både SharePoint och M-Files kan arbeta med metadata.
Skillnaden är hur central metadata är för själva informationshanteringen.
I M-Files är metadata grunden för hur information klassificeras, relateras, hittas och styrs.
Man kan exempelvis bygga samband som:
Kund → Projekt → Avtal → Dokument → Ansvarig
eller:
Maskin → Ritning → Leverantör → Revision → Status
Det innebär att användaren inte behöver utgå från en specifik mappstruktur för att förstå var informationen hör hemma. Informationen kan istället hittas och visas utifrån sitt sammanhang.
Skillnaden handlar inte bara om var dokumentet ligger – utan om vad informationen är, vem som ansvarar för den och vad som ska hända med den.
När blir M-Files mer intressant?
M-Files blir särskilt intressant när dokument inte längre bara ska lagras och delas, utan behöver styras genom en verksamhetsprocess.
Det kan exempelvis handla om att:
- hantera kvalitets- och styrande dokument genom tydliga livscykler
- styra granskning, godkännande och revidering
- hantera avtal med ansvariga, datum, påminnelser och uppföljning
- hålla kontroll på teknisk dokumentation och revisioner
- koppla information till kunder, projekt, maskiner, produkter eller leverantörer
- styra behörigheter utifrån informationens sammanhang
- automatisera interna processer och nästa steg
- fördela ansvar mellan personer och roller
- skapa tydlig versionshistorik och spårbarhet
Det är här M-Files går från att vara ett dokumentarkiv till att bli en del av verksamhetens arbetssätt.
Processer och interna arbetsflöden
En viktig del av M-Files är att information kan kopplas direkt till processer.
Ett dokument eller ärende kan exempelvis gå genom:
Utkast → Granskning → Godkänd → Publicerad → Revidering
I varje steg kan M-Files styra:
- vem som ansvarar
- vem som ska granska
- vem som får godkänna
- vilka behörigheter som gäller
- när nästa steg ska ske
- vilka påminnelser som ska skickas
- vilken status informationen har
Det gör att processen inte behöver ligga i huvudet på medarbetarna eller hanteras genom mejl och manuella påminnelser.
Informationen och processen hänger ihop.
SharePoint kan också användas tillsammans med exempelvis Power Automate för att bygga arbetsflöden.
Skillnaden är att M-Files från början är byggt för att kombinera information, metadata, ansvar och arbetsflöden i samma informationsmodell.
När verksamheten har många sådana processer kan det innebära mindre behov av att bygga och underhålla speciallösningar runt dokumenthanteringen.
Ett konkret exempel: avtalshantering
Ett avtal är ett bra exempel.
Att spara själva PDF-filen är sällan det svåra.
Verksamheten behöver snarare veta:
- Vem ansvarar för avtalet?
- Vilken kund eller leverantör hör det till?
- När börjar och slutar avtalet gälla?
- När måste det sägas upp?
- Ska någon påminnas innan dess?
- Vilken version gäller?
- Vem har granskat och godkänt avtalet?
- Vilka avtal behöver följas upp?
Då handlar behovet inte längre bara om lagring.
Det handlar om information, ansvar och processen runt avtalet.
Det är ett typiskt område där ett dedikerat dokument- och informationshanteringssystem blir relevant.
Samma princip gäller kvalitet och teknisk dokumentation
För en kvalitetsorganisation kan ett styrande dokument behöva gå genom granskning, godkännande, publicering och framtida revidering.
Samtidigt behöver verksamheten veta vem som äger dokumentet, vilken version som gäller, när dokumentet ska granskas igen och vilken status det har.
För ett industriföretag kan liknande behov finnas kring:
- ritningar
- instruktioner
- certifikat
- kvalitetsdokument
- leverantörsdokument
- revisionsunderlag
- projektdokumentation
En ritning kan exempelvis vara kopplad till en viss maskin, produkt, leverantör och revision.
Då blir dokumentet en del av verksamhetens informationsstruktur och process – inte bara en fil i ett bibliotek.
Måste M-Files ersätta SharePoint?
Nej.
Det behöver inte vara ett val mellan M-Files och Microsoft 365.
M-Files kan användas tillsammans med Microsofts ekosystem och komplettera befintliga arbetssätt där verksamheten behöver mer avancerad dokument- och informationshantering.
Det kan exempelvis innebära att medarbetarna fortsätter arbeta i Microsoft 365 samtidigt som M-Files hanterar:
- klassificering
- metadata och relationer
- dokumentens livscykel
- behörigheter
- processer
- godkännanden
- ansvar
- spårbarhet
Det viktiga är därför inte att ersätta fungerande verktyg.
Det viktiga är att använda rätt plattform för rätt behov.
När blir ett dedikerat dokumenthanteringssystem relevant?
Ju högre kraven blir på dokumentstyrning, processer, metadata, ansvar och spårbarhet, desto mer relevant blir frågan:
Ska verksamheten bygga den här funktionaliteten själv – eller använda en plattform där den redan är en del av grundkonceptet?
Det är där M-Files skiljer sig.
M-Files är byggt för verksamheter där information behöver:
klassificeras → relateras → styras → granskas → godkännas → automatiseras → följas upp
och där informationen behöver vara tillgänglig i rätt sammanhang.
Vi börjar med behovet – inte systemet
På Svedok tycker vi inte att ett företag ska införa M-Files bara för att de använder SharePoint.
Det behöver finnas ett faktiskt behov.
Därför börjar vi hellre med att förstå hur verksamheten arbetar idag:
- Var finns informationen?
- Hur hittar medarbetarna rätt dokument?
- Vilka processer hanteras fortfarande manuellt?
- Hur hanteras ansvar, versioner och behörigheter?
- Vilka dokument behöver granskas eller godkännas?
- Finns information utspridd mellan olika system?
- Vilka moment kräver mycket administration?
- Vad skulle verksamheten vilja automatisera?
Först därefter går det att avgöra var M-Files faktiskt kan skapa värde.
I vissa verksamheter kan det handla om ett specifikt område som avtal eller kvalitet.
I andra kan det handla om projektinformation, teknisk dokumentation eller större delar av företagets informationshantering.
M-Files är utvecklat specifikt för dokument- och informationshantering där metadata, processer, ansvar, behörigheter och automatisering hänger ihop från början.
Använder ni SharePoint idag och vill förstå var M-Files skulle kunna göra skillnad? Hör gärna av er till oss på Svedok. Vi börjar med hur ni arbetar idag och ser var det faktiskt finns behov av bättre struktur, kontroll och automatisering.